1. Responsable del tratamiento de los datos personales.
Los datos facilitados a través del Canal Interno de Información y aquellos que se obtengan durante la tramitación e investigación de las comunicaciones serán tratados por ADOLFO DOMÍNGUEZ, S.A., CIF: A-32.104.226, con domicilio en Polígono de San Ciprián de Viñas, 32901, Ourense. Teléfono: 988398705. Consejera delegada: Adriana Domínguez. DPO: Paloma Molina Seijo. Contacto DPD: dpo@adolfodominguez.com.
ADOLFO DOMÍNGUEZ, S.A. recibe y gestiona centralizadamente las comunicaciones del Sistema Interno de Información para las sociedades del Grupo Adolfo Domínguez. Cuando los hechos comunicados afecten a una sociedad del Grupo, ADOLFO DOMÍNGUEZ, S.A. podrá remitir a las personas autorizadas de dicha sociedad exclusivamente las conclusiones de la investigación, solicitudes concretas de información o datos disociados, en la medida estrictamente necesaria para el esclarecimiento de los hechos o la adopción de medidas correctoras, disciplinarias o legales.
2. Finalidad del tratamiento y base legitimadora.
El Sistema Interno de Información podrá ser utilizado por las personas trabajadoras, directivos, administradores, exempleados, becarios, candidatos, autónomos, consultores, proveedores, distribuidores, agentes, clientes y cualesquiera otros terceros que hayan obtenido información sobre hechos comunicables en un contexto laboral, profesional o comercial relacionado con ADOLFO DOMÍNGUEZ, S.A. o con cualquiera de las sociedades del Grupo Adolfo Domínguez, incluidas las filiales situadas en Japón, México, Francia y Portugal.
Finalidad principal: Investigación de la Comunicación (denuncia).
Los datos personales del Informante, de la persona afectada y de todas aquellas otras personas que pudieran tener conocimiento de los hechos comunicados (por ejemplo, testigos) serán tratados con la finalidad de recibir, investigar, tramitar y resolver las comunicaciones presentadas a través del Sistema Interno de Información. Esta finalidad tiene como base legitimadora lo dispuesto en el artículo 6.1 c) del Reglamento General de Protección de Datos.
Finalidad accesoria: Análisis estadístico.
Con carácter adicional, los datos anteriormente mencionados serán tratados de forma agregada con la finalidad de extraer métricas, estadísticas o información sobre aspectos tales como: Número de denuncias, principales hechos denunciados, estado de tramitación, plazo medio de tramitación… Esta finalidad se encuentra amparada en el interés legítimo de ADOLFO DOMÍNGUEZ.
3. Categoría de datos personales tratados.
El Sistema Interno de Información permite la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
No obstante, podrán tratarse los datos personales facilitados por el Informante y aquellos que se obtengan lícitamente durante la investigación, tales como: datos identificativos y de contacto; datos relativos a la empresa o filial del Grupo, país, centro de trabajo, puesto, categoría profesional y relación laboral, profesional, comercial o contractual con ADOLFO DOMÍNGUEZ, S.A. o con cualquiera de las sociedades del Grupo; datos identificativos y de contacto del Informante, de la persona afectada, de testigos y de cualquier otra persona mencionada en la comunicación, cuando resulten necesarios; información relativa a los hechos comunicados, posibles incumplimientos, actuaciones de investigación, medidas correctoras y conclusiones; y documentación, comunicaciones, evidencias o archivos adjuntos aportados con la comunicación o recabados lícitamente durante la investigación.
Los datos pertenecientes a categorías especiales se tratarán únicamente cuando resulte estrictamente necesario y con las garantías reforzadas exigibles conforme a la normativa aplicable.
4. Comunicación de datos.
Los datos personales tratados en el marco de una comunicación solo serán accesibles por las personas autorizadas de ADOLFO DOMÍNGUEZ, S.A. que intervengan en su recepción, análisis, investigación, tramitación, resolución o seguimiento, incluido el Responsable del Sistema Interno de Información, el responsable de recursos humanos —solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra una persona trabajadora—, el responsable de los servicios jurídicos —si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos comunicados—, los encargados del tratamiento que eventualmente se designen y el Delegado de Protección de Datos.
Cuando los hechos comunicados afecten a una sociedad del Grupo, ADOLFO DOMÍNGUEZ, S.A. podrá comunicar a las personas autorizadas de dicha sociedad exclusivamente las conclusiones de la investigación, solicitudes concretas de información o datos disociados, siempre que resulte necesario para el esclarecimiento de los hechos o la adopción de medidas correctoras, disciplinarias o legales. Las personas de las filiales japonesas y mexicanas no tendrán acceso directo a los expedientes ni a la documentación obrante en el Sistema Interno de Información.
Asimismo, será lícito el tratamiento de los datos por otras personas o su comunicación a terceros cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras, la tramitación de procedimientos sancionadores o penales o el cumplimiento de obligaciones legales, con sujeción al principio de necesidad de conocer y a las obligaciones de confidencialidad aplicables.
5. Transferencias internacionales.
La plataforma sobre la que se gestiona el Sistema Interno de Información se encuentra alojada en España. Los datos se almacenan y se gestionan centralizadamente en la Unión Europea por ADOLFO DOMÍNGUEZ, S.A.
Cuando una comunicación afecte a una sociedad del Grupo situada fuera del Espacio Económico Europeo, ADOLFO DOMÍNGUEZ, S.A. podrá remitir a las personas autorizadas de dicha sociedad, únicamente cuando resulte estrictamente necesario, conclusiones de la investigación, solicitudes concretas de información o datos disociados. Las personas de las filiales japonesas y mexicanas no tendrán acceso directo al expediente ni a la documentación del Sistema Interno de Información.
En caso de que la información remitida a una sociedad del Grupo situada en Japón o México incluya datos personales y constituya una transferencia internacional de datos, esta se realizará con arreglo a las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea y a las medidas complementarias que, en su caso, resulten necesarias. Los accesos o comunicaciones de datos a sociedades del Grupo situadas en Francia y Portugal se realizarán dentro del Espacio Económico Europeo.
Las personas interesadas podrán solicitar información adicional sobre las garantías aplicables a las transferencias internacionales dirigiéndose al Delegado de Protección de Datos en dpo@adolfodominguez.com.
6. Plazo de conservación.
Los datos personales se conservarán en el Sistema Interno de Información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados, sin que dicho plazo pueda exceder de tres (3) meses desde la recepción de la Comunicación. Transcurrido dicho plazo, los datos podrán seguir siendo tratados fuera del Sistema Interno de Información cuando resulte necesario para continuar la investigación, adoptar medidas correctoras o disciplinarias, o ejercitar, formular o defender reclamaciones, durante el tiempo estrictamente necesario para tales finalidades.
Los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de los hechos comunicados, que estén contenidos en Comunicaciones que no sean admitidas a trámite, cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o que se hayan recopilado por accidente, no se tratarán y se eliminarán sin dilación indebida. Los datos pertenecientes a categorías especiales que no resulten estrictamente necesarios para la investigación se suprimirán sin dilación indebida.
7. Medidas de seguridad y confidencialidad.
ADOLFO DOMÍNGUEZ asegurará que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.
A estos efectos, ADOLFO DOMÍNGUEZ ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos, asegurando que los datos relativos a la identidad del Informante no sean divulgados a la persona afectada durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de las personas implicadas, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.
En el marco de la gestión centralizada del Sistema Interno de Información, los accesos a los datos se limitarán a las personas expresamente autorizadas y sujetas a deber de confidencialidad, conforme al principio de necesidad de conocer. No se facilitará a las filiales japonesas y mexicanas acceso directo a expedientes o documentación del Sistema; cualquier comunicación se limitará a conclusiones, solicitudes concretas de información o datos disociados.
8. Gestión de derechos.
Puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad mediante escrito dirigido al buzón de correo electrónico dpo@adolfodominguez.com. Sin perjuicio del análisis particular que se realice en cada caso, el ejercicio de estos derechos podrá ser objeto de restricciones cuando resulte necesario para garantizar la confidencialidad del Sistema Interno de Información, proteger la identidad del Informante, preservar los derechos y libertades de terceros o no comprometer la investigación.
Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos o, cuando resulte aplicable, ante la autoridad de control competente del Estado miembro de la Unión Europea en el que tenga su residencia habitual, su lugar de trabajo o el lugar donde se hubiera producido la presunta infracción.
El derecho de acceso de la persona afectada estará limitado a sus propios datos de carácter personal, no teniendo acceso en ningún caso, dado el carácter confidencial del Sistema Interno de Información, a los datos sobre la identidad del Informante.